El pago a proveedores oportuno evita a las empresas pagar intereses innecesarios y verse en procesos de cobranza caros y engorrosos. Además, mejora las relaciones comerciales y potencia las alianzas estratégicas. 

De ahí que consideremos tan importante tener una buena gestión de las cuentas por pagar, y hayamos seleccionado las siguientes técnicas para optimizar el proceso:

1. Centralizar las facturas 

El pago a proveedores resulta complicado cuando no tenemos claro cuándo y en qué condiciones debemos hacerlo. Por eso, la buena gestión de las cuentas por pagar radica en gestionar en un solo lugar todas las facturas, garantizando así la visibilidad de aquellas aceptadas, rechazadas, pagas y en deuda. 

En ese sentido, la implementación de un servicio como Febos -una herramienta de intercambio de documentos entre cliente y proveedores- permite a las empresas administrar de mejor forma las cuentas por pagar.

2. Realizar informes de flujo de caja periódicamente

El flujo de caja nos permite ver la diferencia entre los ingresos y gastos en dinero obtenidos en un período determinado. Cuando realizamos frecuentemente este informe tenemos una visión clara y real de nuestros ingresos, egresos y, por ende, capacidad de pago y endeudamiento. 

3. Planificar y automatizar los pagos

En base a la centralización de créditos y capacidad de pago, podemos planificar y automatizar los pagos. Los portales transaccionales de las cuentas bancarias suelen ofrecer este servicio que, además, envía la debida notificación para autorizar el desembolso. 

4. Elegir proveedores flexibles

Al momento de elegir proveedores, el precio suele ser un factor determinante. Sin embargo, cuando buscamos pagar oportunamente, la flexibilidad puede tener más valor. Un proveedor que nos ofrezca diferentes plazos y opciones de pago nos facilita el cumplimiento oportuno de la obligación. 

5. Pactar descuentos o beneficios por pago anticipado

Es una técnica que incentiva el pagar antes de la fecha establecida. Además, potencia la relación con el proveedor y supone una ganancia asociada a la porción de crédito que dejamos de cubrir.

6. Financiamiento

Si nuestro flujo de caja no es el mejor y el proveedor presiona por un pago oportuno, tal vez la solución sea buscar una fuente alternativa de financiamiento, como el factoring. No obstante, no es la mejor opción porque supone un gasto por financiación en que no deberíamos incurrir.

Por lo demás, es importante mantener una buena comunicación con cada uno de los proveedores, algo que puede lograrse al contar con una plataforma como Febos que, además del intercambio de documentos, cuenta con un portal que ayuda a gestionar el pago de las cuentas por pagar. De esa manera, cuando se nos dificulte el pago de una factura en una fecha determinada, es más fácil contactar anticipadamente al acreedor, exponerle la situación y obtener una solución. 

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