Las responsabilidades del emisor de la factura electrónica

La Resolución Exenta SII N°45 de septiembre de 2003 -hoy vigente- define al emisor electrónico como el “contribuyente autorizado por el Servicio de Impuestos Internos para generar documentos tributarios electrónicos”.

En su resolutivo Tercero, esta declaración le asigna una serie de obligaciones que debe cumplir irrefutablemente. Veamos:

  • Informar al SII quiénes serán los signatarios o firmantes autorizados para la emisión de documentos tributarios electrónicos. Al respecto, debemos tener presente que la entidad tiene la potestad de rechazarlos cuando poseen antecedentes tributarios negativos. 
  • Enviar al SII un ejemplar en formato XML de cada documento tributario electrónico emitido, que será almacenado por la entidad para fines de fiscalización y verificación. 
  • Almacenar en formato electrónico los DTE emitidos y recibidos, para respaldar la contabilidad.
  • En caso que el SII solicite información en formato digital con el fin de corroborar la completitud y exactitud de los DTE mencionados en el punto anterior, el emisor debe enviarla en el mismo formato electrónico en que fueron generados y con la firma digital correspondiente.
  • Mantener a la vista -en todas las sucursales- la resolución del SII que lo autoriza como emisor electrónico.

Además, hay algunas responsabilidades directamente relacionadas con el cliente que el emisor debe considerar:

  • Enviar los DTE a sus receptores por el medio que hayan acordado. En este punto debemos tener en cuenta que el sistema de facturación electrónica genera un archivo XML, que realmente es la factura, y un PDF que la representa. Hay que remitir los dos, ya que el XML es el que tiene incidencia tributaria.
  • Recibir todos los DTE de sus proveedores y entregar acuse recibo de mercaderías o servicios.
  • Informar a sus clientes sobre la posibilidad de verificar la validez de los documentos en el sitio Web del SII.

Esta resolución también disponía la responsabilidad de enviar cada mes los archivos correspondientes a la información electrónica de compras y ventas de cada período tributario. Sin embargo, el SII creó un registro automático de compras y ventas que exime al contribuyente de dicha obligación. 

Por lo demás, el emisor electrónico también tiene la responsabilidad de: 

  • Implementar un sistema de facturación electrónica -de mercado, de desarrollo propio o el del SII- que le permita cumplir cabalmente con sus obligaciones.
  • Contar con un certificado digital, que es como el carnet de identidad virtual del contribuyente y les da validez a las facturas emitidas.

El cumplimiento de estas dos últimas obligaciones es verificado por el SII al momento de tramitar la autorización como emisor electrónico. Sin embargo, es responsabilidad de este velar por mantener vigentes y en óptimo funcionamiento tanto el certificado digital como el software de facturación electrónica. 

Aquí, es importante gestionar los DTE de forma clara y ordenada, algo que puedes garantizar al utilizar un sistema como Febos, una solución de intercambio de documentos entre cliente y proveedor. Cuando el emisor cumple con estas responsabilidades se mantiene al día con el Servicio de Impuestos Internos y no existen razones para que tenga problemas con la entidad.


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