¿Cuáles son los requisitos de una orden de compra electrónica correcta?

De acuerdo con Sebastián Romero, autor de una tesis de posgrado para optar al título de Magíster en Derecho con Menciones, de la Universidad de Chile, una orden de compra electrónica es “un acto jurídico unilateral plasmado en un documento emitido por un comprador a un vendedor, en el contexto de una operación mercantil, a través del cual el comprador formaliza su voluntad al vendedor de adquirir determinados productos y/o servicios, que deben ser entregados y/o efectuados en determinado lugar, valor y forma de pago.

Es decir, que la orden de compra representa una oferta unilateral de contratar o comprar, efectuada por el comprador. Cabe señalar que, según el autor, al ser aceptada por el vendedor adquiere carácter contractual. No obstante, la validación de una orden de compra electrónica depende del cumplimiento de ciertos requisitos. A saber: 

  1. La orden de compra debe constar por escrito o en documento electrónico equivalente. Esta tiene que dejar claras las obligaciones tanto del oferente como del proveedor o vendedor.
  2. Tiene que individualizar -de forma clara y sin espacio a dudas- tanto al comprador como al vendedor, especialmente porque las obligaciones derivadas de una orden de compra nacen del concurso real de las voluntades de dos o más partes. Además, las propuestas que no van dirigidas a alguien en específico son consideradas simples invitaciones a ofertar, muy similares a las licitaciones publicadas por los entes estatales en el portal de proveedores de Mercado Público.
  3. Debe detallar claramente el objeto a adquirir o contratar, es decir, los productos y/o servicios que deben entregarse y/o prestarse. De hecho, este es el requisito esencial de toda orden de compra. Cuando no se establece se genera una obligación indeterminada que no puede comprometer efectivamente a ninguna de las partes. 
  4. Tiene que definir el lugar y fecha de entrega de los bienes o la prestación del servicio. 
  5. Debe establecer el precio de la transacción y forma de pago. Al respecto, resulta ideal detallar el valor de cada una de las mercaderías o servicios a tranzar. 

Cuando una orden de compra cumple cabalmente con estos requisitos es validada en cualquier portal de proveedores y aceptada por vendedores en condiciones de cumplir con el objeto del contrato. Además, garantiza total visibilidad de los deberes y obligaciones que recaen sobre las partes producto de este instrumento, protegiéndolas así de abusos, incumplimientos y litigios comerciales. Al respecto, es importante considerar un software de intercambio de documentos como Febos, ya que otorga mayor orden, visibilidad y transparencia en la relación entre clientes y proveedores.

Por lo demás, cabe señalar que la orden de compra no genera ninguna deuda, puesto que al momento de su expedición el vendedor no ha entregado materialmente los bienes o prestado efectivamente los servicios. De hecho, no tiene carácter tributario; esa potestad le corresponde a la factura de venta.


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